Een EPC is in Vlaanderen meestal verplicht zodra een woning, appartement of kleine niet-residentiële eenheid te koop of te huur wordt aangeboden. Het EPC moet dus aanwezig zijn vanaf de publicatie of aanbieding van het pand.

Bij verkoop moet het EPC geldig zijn tijdens het verkooptraject. Voor residentiële panden komen bij verkoop in principe enkel EPC’s in aanmerking die sinds 2019 zijn opgemaakt en dus een energielabel vermelden. Een geldig EPC Bouw kan in bepaalde gevallen ook gebruikt worden.

Bij een nieuw huurcontract is eveneens een EPC nodig. Bij een gewone verlenging van een bestaande huurovereenkomst met dezelfde huurder is doorgaans geen nieuw EPC vereist.

Voor appartementen kan naast het EPC van de individuele wooneenheid ook een EPC Gemeenschappelijke Delen van het gebouw van toepassing zijn. Dat staat los van verkoop of verhuur en hangt af van het aantal residentiële eenheden in het gebouw.

Bezorg bij voorkeur alle documenten die iets aantonen over isolatie, ramen, installaties of het bouwjaar van het pand. Denk onder meer aan plannen, facturen, offertes of bestelbonnen, technische fiches, foto’s van uitgevoerde werken, premieaanvragen, EPB-documenten, eerdere EPC’s, keuringsattesten of onderhoudsattesten van verwarming en ventilatie.

Ook documenten zoals een notariële akte, kadastraal uittreksel, vergunningsinformatie of gegevens uit de Woningpas kunnen nuttig zijn om het bouwjaar of bepaalde werken te staven.

Belangrijk: niet elk document mag automatisch als bewijsstuk gebruikt worden. De documenten moeten voldoende duidelijk zijn, gelinkt kunnen worden aan het pand en de nodige technische informatie bevatten. Verklaringen van eigenaar, aannemer of architect volstaan op zich niet als bewijsstuk.

Hoe beter de beschikbare bewijsstukken, hoe correcter het EPC kan worden opgemaakt. Wanneer isolatie of technische gegevens niet zichtbaar zijn en niet met documenten kunnen worden aangetoond, moet de energiedeskundige soms met onbekende waarden werken.

Een asbestattest is verplicht bij de overdracht onder levenden, bijvoorbeeld verkoop of schenking, naar een nieuwe eigenaar van een toegankelijke constructie die gebouwd is vóór 2001.

Voor een toegankelijke constructie kleiner dan 20 m² is een asbestattest niet verplicht, behalve wanneer de som van de over te dragen toegankelijke constructies 20 m² of groter is, of wanneer de constructie deel uitmaakt van een groter bouwkundig geheel.

Vanaf 2032 moet elke eigenaar van een gebouw van vóór 2001 over een asbestattest beschikken, ook los van verkoop of overdracht.

Voor gemene delen van gebouwen in mede-eigendom geldt een afzonderlijke verplichting: vanaf 1 januari 2027 moet er een asbestattest voor de gemene delen zijn. Bij overdracht van een privatief deel moet vanaf dan ook een kopie van dat attest beschikbaar zijn.

Bij verhuur is er niet automatisch een attestverplichting enkel door de verhuur. Beschikt de eigenaar al over een asbestattest, dan moet een kopie aan de huurder worden bezorgd.

Bezorg bij voorkeur vóór het plaatsbezoek een kopie of scan van alle relevante documenten. Nuttig zijn onder meer een situeringsplan of satellietfoto met de grenzen van het te onderzoeken gebied, grond- en verdiepingsplannen, en documenten die het bouwjaar of latere werken aantonen.

Denk ook aan bestaande asbestonderzoeken, asbestinventarissen of laboverslagen, documenten over uitgevoerde asbestverwijderingswerken, foto’s of documenten over bouw-, afbraak- of renovatiewerken, plannen bij een stedenbouwkundige of omgevingsvergunning, technische plannen, uitvoeringsplannen of as-builtplannen.

Verder kunnen facturen van aannemers, aannemingsovereenkomsten, lastenboeken, meetstaten, aanbestedingsplannen, facturen, offertes, bestel- of leveringsbonnen, werfverslagen, opleveringsverslagen, technische fiches, productinformatie of garantiebewijzen nuttig zijn.

In specifieke situaties kunnen bijkomende documenten nodig zijn, zoals een basisakte of reglement van mede-eigendom bij appartementen of gebouwgedeelten, documenten bij meerdere inspectiegebieden, een bestaande asbestinventaris van een liftinstallatie, bewijs van verwijdering bij actualisatie of documenten die aantonen dat constructies identiek zijn bij extrapolatie.

Deze documenten helpen het onderzoek vlotter te laten verlopen. De asbestdeskundige beoordeelt zelf of de aangeleverde documenten relevant en bruikbaar zijn.